SI là gì? Quy trình từ gửi SI đến phát hành Bill of Lading

Bạn đang làm thủ tục xuất nhập khẩu. Bạn cần vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài. Bước đầu tiên bạn sẽ gặp là SI (Shipping Instruction), mẫu hướng dẫn vận chuyển do nhà xuất khẩu cung cấp cho công ty vận tải/giao nhận (FWD) hoặc hãng tàu trước khi làm Bill of Lading. SI giúp thống nhất thông tin giữa các bên và tránh sai sót trên chứng từ vận tải. Một khi SI được xác nhận, mọi chứng từ sau đó đều dựa trên nó.

Phân biệt SI với Bill of Lading

Không. SI không phải là Bill of Lading. SI là thông tin hướng dẫn để hãng tàu hoặc đại lý phát hành Bill. Bill of Lading là vận đơn chính thức được phát hành dựa trên thông tin SI và dữ liệu vận chuyển thực tế.

SI và B/L nằm ở hai vị trí khác nhau trong quy trình xuất nhập khẩu. SI do shipper cung cấp cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận như một bản hướng dẫn ban đầu. B/L do hãng tàu phát hành sau khi đã tiếp nhận và xác nhận thông tin từ SI. SI mang tính chất bản nháp. B/L là văn bản pháp lý.

Quy trình diễn ra theo trình tự: shipper gửi SI → hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận dựa trên SI để làm bản nháp B/L → gửi lại cho shipper kiểm tra → shipper xác nhận → B/L chính thức được phát hành. SI là gốc. B/L là kết quả. Bạn không thể có B/L hợp lệ nếu SI ban đầu sai thông tin.

Sự khác biệt giữa SI và B/L không chỉ nằm ở hình thức mà còn ở giá trị pháp lý. SI là hướng dẫn nội bộ giữa các bên tham gia vận chuyển. B/L là chứng từ sở hữu hàng hóa, có giá trị pháp lý đầy đủ trong giao dịch thương mại quốc tế. Người mua hàng, ngân hàng, và cơ quan hải quan đều công nhận B/L. SI thì không.

Một sai sót nhỏ trên SI sẽ nhân thành lỗi lớn trên B/L. Và việc sửa B/L sau khi phát hành thường tốn phí, tốn thời gian, đôi khi phải làm lại từ đầu. Do đó, kiểm tra kỹ SI trước khi gửi là bước quan trọng.

Lập danh sách thông tin bắt buộc trong SI

Một Shipping Instruction đầy đủ phải có tất cả các trường thông tin sau. Thiếu một trường, đơn vị giao nhận không thể làm được B/L. Mỗi trường là một mắt xích trong chuỗi chứng từ vận tải, sai một chỗ, cả chuỗi lệch.

1 CBM = 1 m³. Quy đổi này bắt buộc khi khai báo thể tích hàng hóa. Khi SI có nhiều loại hàng, shipper thường gửi kèm packing list để hỗ trợ khai báo thông tin cho hãng tàu hoặc đại lý.

Tất cả thông tin trên là nền tảng để hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận làm bản nháp Bill of Lading, sau đó gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận trước khi phát hành chính thức. Sai một chữ trong bất kỳ trường nào cũng có thể khiến B/L không hợp lệ, gây ra chi phí sửa đổi và chậm trễ toàn bộ lô hàng.

Cụ thể, thông tin hàng hóa là phần dễ sai nhất. Trọng lượng khai báo phải khớp với thực tế. Thể tích CBM phải tính đúng kích thước container. Tính chất hàng hóa, đặc biệt là hàng nguy hiểm hoặc hàng lạnh, cần ghi rõ nhiệt độ, thời gian bảo quản, và các cảnh báo an toàn. Sai ở những điểm này không chỉ khiến B/L bị từ chối mà còn có thể gây sự cố tại cảng đích.

Các loại vận đơn trên SI cũng cần được chọn đúng. HBL do đại lý phát hành, phù hợp khi hàng được chuyển qua nhiều trung gian. MBL do hãng tàu phát hành, thường dùng cho hàng nguyên container.

Sea waybill là vận đơn không lưu thông, dùng khi không cần phát hành vận đơn gốc: người nhận hàng được chỉ định sẵn và nhận hàng mà không cần xuất trình chứng từ.

Surrender Bill dùng khi shipper đã gửi vận đơn gốc cho carrier tại cảng đi, giúp consignee nhận hàng tại cảng đến mà không cần chờ vận đơn gốc.

Hướng dẫn khai báo SI

Bạn có thể submit SI qua 2 cách. Mỗi cách có ưu nhược điểm riêng.

Email là phương thức phổ biến nhất. Bạn gửi file SI (thường là Excel hoặc PDF) đến địa chỉ FWD hoặc hãng tàu quy định. Ưu điểm là nhanh, dễ chỉnh sửa nếu phát hiện lỗi, và đại lý thường phản hồi trong ngày. Nhược điểm duy nhất là phải theo dõi email để đảm bảo họ đã nhận được.

Website hãng tàu hoặc đại lý là phương thức trực tuyến. Bạn đăng nhập, điền thông tin SI vào form trên hệ thống, và gửi trực tiếp. Tiện lợi vì không cần gửi email riêng. Tuy nhiên, hệ thống có thể gặp sự cố bảo trì, và việc sửa lỗi sau khi gửi thường phức tạp hơn so với email.

Hàng nguyên container (FCL) submit trực tiếp cho hãng tàu. Hàng lẻ (LCL) submit cho consolidator (đơn vị chuyên gom hàng lẻ từ nhiều shipper đóng chung vào một container). Sự khác biệt này quan trọng vì consolidator là bên trung gian tập hợp nhiều lô hàng lẻ thành một container, nên thông tin từ bạn phải được xử lý trước khi chuyển lên hãng tàu.

Việc submit SI phải được thực hiện trước ngày hàng load lên tàu một khoảng thời gian hợp lý theo quy định của hãng tàu. Quy định cụ thể khác nhau tùy hãng. SI cần gửi trước giờ tàu chạy (SI cut-off), thường là 2-3 ngày tùy hãng tàu. Mốc này sớm hơn CY cut-off (hàng về bãi container). Gửi quá muộn, hãng tàu không kịp xử lý, B/L không kịp phát hành, và hàng có nguy cơ rớt tàu.

Người chịu trách nhiệm khai báo SI

Nhà xuất khẩu (Seller/Shipper) là người khai báo SI vì có thông tin chính xác nhất về lô hàng. Nếu nhà xuất khẩu ủy quyền cho đại lý logistics, đại lý sẽ thay mặt khai báo dựa trên thông tin từ chủ hàng.

Cảnh báo lỗi SI thường gặp

SI bị từ chối khi có sai thông tin consignee, sai notify party, sai cảng đi/cảng đến, mô tả hàng hóa không chính xác. Những lỗi này nghe có vẻ nhỏ nhưng hậu quả rất lớn.

Sai consignee là lỗi nghiêm trọng nhất. Người nhận hàng ghi sai tên, sai địa chỉ, hoặc sai mã số doanh nghiệp sẽ khiến B/L không hợp lệ. Tại cảng đích, người nhận không thể làm thủ tục nhận hàng. Hàng bị tồn kho, phát sinh chi phí lưu kho, và đôi khi phải trả lại cảng đi.

Sai notify party cũng gây hậu quả tương tự. Bên được thông báo không nhận được email hàng đến, bỏ lỡ thời gian mở lô hàng, và phải chịu phạt demurrage. Sai cảng đi/cảng đến thì nghiêm trọng hơn, cả lô hàng có thể bị chuyển hướng sai, hoặc hãng tàu từ chối vận chuyển.

Submit SI muộn có thể dẫn đến phí phạt nộp SI muộn do hãng tàu quy định, rớt hàng, hoặc phạt tiền submit bill cao hơn so với gửi qua hệ thống. Nếu SI bị gửi chậm, quá thời gian cho phép, doanh nghiệp giao nhận vận chuyển có thể bị tính phí phạt, thậm chí rớt hàng.

Đảm bảo tính nhất quán của thông tin. Kiểm tra mô tả hàng hóa thật kỹ. Gửi SI sớm để có thời gian xử lý. Lưu trữ và đối chiếu. Một sai sót nhỏ trên SI có thể thành một vấn đề lớn ở cảng đích, và chi phí xử lý lúc đó gấp nhiều lần thời gian kiểm tra ban đầu. Đừng để một lỗi đánh máy trên SI làm hỏng cả một lô hàng.