Công chứng là gì: cam kết tính xác thực để giấy tờ có hiệu lực thi hành

Sapo: Công chứng là quy trình pháp lý giúp xác nhận tính hợp lệ của các thỏa thuận, văn bản giữa các cá nhân, tổ chức. Hoạt động này được thực hiện bởi công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề, nhằm đảm bảo các giao dịch có giá trị chứng cứ vững chắc và được pháp luật công nhận.

Công chứng là gì và photo công chứng là gì

Công chứng là nghiệp vụ pháp lý do công chứng viên tiến hành, nhằm xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản cũng như bản dịch. Trong khi đó, photo công chứng là cách gọi phổ biến trong dân gian để chỉ việc chứng thực bản sao từ bản chính.

Hai cách hiểu này hoàn toàn khác biệt. Công chứng tập trung vào việc đảm bảo nội dung giao dịch hoặc bản dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội và chính xác về mặt pháp lý.

Ngược lại, photo công chứng chỉ xác nhận hình thức, đảm bảo bản sao photocopy giống hệt nội dung so với bản gốc. Pháp luật không quy định thuật ngữ photo công chứng; đây là cụm từ thông dụng trong đời sống hàng ngày.

Sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực thể hiện ở cơ sở pháp lý và đối tượng thực hiện. Công chứng tuân theo Luật Công chứng, do công chứng viên của Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng thực hiện, và người này chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung.

Chứng thực lại dựa trên Nghị định 23/2015/NĐ-CP, do Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã hoặc cơ quan lãnh sự thực hiện. Chức năng chính của chứng thực là xác nhận thời gian, địa điểm ký kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và chữ ký của người ký. Người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung giao dịch.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm phiếu yêu cầu, dự thảo hợp đồng (nếu có), giấy tờ tùy thân còn hạn của các bên, cùng các giấy tờ về tài sản như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe và các loại giấy tờ liên quan khác.

Các giấy tờ nộp có thể là bản in, bản chụp hoặc bản đánh máy, nhưng bắt buộc phải xuất trình bản chính để công chứng viên đối chiếu. Hiện tại, thủ tục công chứng không thể thực hiện trực tuyến vì pháp luật yêu cầu các bên phải ký, điểm chỉ trực tiếp trước mặt công chứng viên.

Tuy nhiên, bạn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay, ngoại trừ trường hợp công chứng di chúc. Với di chúc, người lập bắt buộc phải tự mình yêu cầu, tự viết, tự ký (hoặc đánh máy nhờ người khác nhưng phải tự ký) trước mặt công chứng viên.

Hoạt động công chứng được thực hiện tại Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng. Văn phòng công chứng vận hành theo mô hình công ty hợp danh, không có thành viên góp vốn, và phải có ít nhất 02 công chứng viên hợp danh.

Người đại diện theo pháp luật là Trưởng phòng, là công chứng viên hợp danh với thời gian hành nghề từ 02 năm trở lên. Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh thành lập và trực thuộc Sở Tư pháp.

Cả hai đơn vị đều có giá trị pháp lý tương đương, nên bạn có thể lựa chọn địa điểm thuận tiện cho việc đi lại. Thời hạn xử lý hồ sơ quy định không quá 02 ngày làm việc.

Đối với các vụ việc phức tạp, thời gian có thể kéo dài hơn nhưng tối đa không vượt quá 10 ngày làm việc. Lưu ý, thời gian xác minh, giám định, niêm yết thông báo trong các thủ tục thừa kế không được tính vào thời hạn này.

Chi phí bao gồm phí công chứng và thù lao công chứng. Phí công chứng áp dụng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, chia thành hai nhóm: phí theo giá trị tài sản/hợp đồng (cho chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, vay tiền, thế chấp) và phí không theo giá trị (cho bảo lãnh, ủy quyền, sửa đổi hợp đồng không làm thay đổi giá trị, di chúc).

Thù lao công chứng là khoản chi phí phát sinh khi yêu cầu soạn thảo hợp đồng, đánh máy, sao chụp, dịch thuật hoặc các việc khác, được thỏa thuận hai bên nhưng không vượt mức trần do UBND cấp tỉnh ban hành. Hồ sơ công chứng không có thời hạn cố định.

Giá trị sử dụng của văn bản do các bên thỏa thuận. Trường hợp ủy quyền không ghi thời hạn, hợp đồng có hiệu lực trong 01 năm kể từ ngày xác lập.

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Ngay sau khi công chứng viên ký tên và đóng dấu xác nhận, văn bản đã được công chứng trở thành căn cứ pháp lý vững chắc, có hiệu lực thi hành đối với các bên tham gia. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, nếu một bên không tuân thủ nghĩa vụ, bên kia có thể khởi kiện ra Tòa để yêu cầu bảo vệ quyền lợi, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Điểm ưu việt nhất của loại văn bản này nằm ở giá trị chứng cứ: những tình tiết, điều khoản và sự kiện được ghi nhận sẽ được coi là đúng sự thật, không cần phải chứng minh thêm khi phát sinh mâu thuẫn, trừ phi Tòa án tuyên bố văn bản đó vô hiệu.

Cơ chế này giúp các bên hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cũng như tiết kiệm chi phí và thời gian tố tụng. Bản dịch đã được công chứng cũng mang giá trị pháp lý tương đương với văn bản gốc, cho phép sử dụng thay thế trong các giao dịch dân sự hoặc thủ tục hành chính, ngoại trừ những trường hợp pháp luật bắt buộc phải xuất trình bản chính.

Đặc điểm của công chứng và văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề tư nhân hoạt động độc lập, không có thành viên góp vốn, phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên và tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật. Hoạt động công chứng mang tính độc lập, khách quan và tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật. Người yêu cầu có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc nước ngoài.

Nội dung công chứng tập trung vào việc xác định tính hợp pháp, tính chính xác và không trái đạo đức xã hội của giao dịch. Văn phòng phải có trụ sở cụ thể, có nơi làm việc, nơi tiếp khách và nơi lưu trữ hồ sơ.

Văn phòng tự chủ về tài chính, có con dấu hình quốc huy và tài khoản ngân hàng riêng. Thời gian xử lý hồ sơ thường nhanh chóng, ví dụ 30 phút đối với hồ sơ đơn giản, và tối đa 02 ngày làm việc cho các trường hợp thông thường.

Các trường hợp cần công chứng giấy tờ

Các trường hợp nên công chứng bao gồm hợp đồng bất động sản, giao dịch có yếu tố nước ngoài, giấy ủy quyền, di chúc, văn bản thừa kế và các hợp đồng kinh tế khác. Pháp luật không bắt buộc mọi giao dịch dân sự phải công chứng, nhưng nhiều trường hợp dưới đây nên thực hiện để đảm bảo an toàn pháp lý và thuận tiện cho các thủ tục hành chính tiếp theo. Hợp đồng liên quan đến bất động sản là nhóm phổ biến nhất.

Bạn nên công chứng các giao dịch mua bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất. Các hợp đồng về nhà ở như mua bán, tặng cho, đổi nhà, thế chấp nhà ở cũng cần được công chứng để hoàn tất việc sang tên sổ đỏ hoặc đăng ký quyền sở hữu. Hợp đồng có yếu tố nước ngoài hoặc giao dịch lớn cũng được khuyến khích công chứng.

Điều này bao gồm các thỏa thuận liên quan đến người Việt Nam định cư ở nước ngoài, giao dịch có tài sản tại nước ngoài, hoặc các văn bản lập tại nước ngoài cần sử dụng trong nước. Công chứng giúp bản dịch và hợp đồng được cơ quan chức năng trong và ngoài nước công nhận.

Giấy ủy quyền, di chúc và các văn bản liên quan đến thừa kế thường xuyên được yêu cầu công chứng. Bạn có thể công chứng giấy ủy quyền để nhờ người khác thay mặt thực hiện thủ tục hành chính, mua bán tài sản, giao dịch ngân hàng hoặc khởi kiện.

Đối với di chúc, việc công chứng giúp xác nhận năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của người lập, đảm bảo di chúc có hiệu lực thi hành. Các văn bản kinh tế như hợp đồng góp vốn, hợp tác kinh doanh, bảo lãnh, bảo đảm thực hiện nghĩa vụ tài chính cũng nên được công chứng. Bạn cũng có thể yêu cầu công chứng bản sao y giấy tờ gốc hoặc bản dịch thuật để phục vụ cho việc nộp hồ sơ, xuất nhập cảnh hoặc đăng ký kinh doanh.

Khi nào bắt buộc phải công chứng giấy tờ

Luật quy định bắt buộc công chứng đối với các hợp đồng về nhà ở, quyền sử dụng đất, di chúc của người hạn chế thể chất/không biết chữ, di chúc tiếng nước ngoài và văn bản lựa chọn người giám hộ. Không phải mọi giao dịch dân sự đều tự nguyện thực hiện công chứng.

Pháp luật Việt Nam quy định bắt buộc công chứng đối với một số giao dịch cụ thể nhằm đảm bảo tính minh bạch, ngăn ngừa tranh chấp và phục vụ công tác quản lý nhà nước. Nếu các bên không thực hiện thủ tục này, hợp đồng, giao dịch đó sẽ bị vô hiệu và không có giá trị pháp lý. Nhóm đầu tiên là các hợp đồng về nhà ở.

Theo Điều 122 Luật Nhà ở 2014, các hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn bằng nhà ở, hợp đồng thế chấp nhà ở bắt buộc phải công chứng. Ngoại lệ chỉ áp dụng cho trường hợp mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước, nhà ở xã hội hoặc nhà ở phục vụ tái định cư.

Nhóm thứ hai liên quan đến quyền sử dụng đất. Căn cứ Điểm a khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013, các hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng.

Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất cũng nằm trong nhóm bắt buộc này. Nhóm thứ ba là các văn bản về thừa kế và di chúc. Khoản 3 Điều 630 Bộ luật Dân sự 2015 quy định di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ bắt buộc phải công chứng.

Khoản 5 Điều 647 Bộ luật Dân sự 2015 cũng yêu cầu di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài phải được công chứng. Văn bản thừa kế về nhà ở và quyền sử dụng đất cũng thuộc diện bắt buộc theo quy định tại Luật Nhà ở và Luật Đất đai. Nhóm thứ tư là các văn bản về lựa chọn người giám hộ.

Khoản 2 Điều 48 Bộ luật Dân sự 2015 quy định văn bản về việc lựa chọn người giám hộ phải được công chứng. Việc tuân thủ quy định bắt buộc giúp văn bản có hiệu lực thi hành và là cơ sở pháp lý để cơ quan nhà nước thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.

Ví dụ, cơ quan đăng ký đất đai hoặc cơ quan quản lý nhà nước sẽ không chấp nhận hồ sơ sang tên, chuyển nhượng nếu thiếu văn bản công chứng. Bạn cần kiểm tra kỹ loại giao dịch mình thực hiện để tránh lãng phí thời gian và chi phí cho các văn bản không có giá trị pháp lý.

Giờ làm việc và lưu ý khi đi công chứng

Văn phòng công chứng hoạt động trong khung giờ hành chính, cụ thể từ 8h00 đến 18h30 hàng ngày. Tại địa chỉ 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội, cơ quan này có thể linh hoạt hỗ trợ ngoài giờ nếu khách hàng có yêu cầu đặc biệt. Để tránh lãng phí thời gian chờ đợi do khối lượng hồ sơ lớn, bạn nên liên hệ trước để đặt lịch hẹn.

Khi đến nơi, việc đầu tiên cần làm là chuẩn bị đầy đủ cả bản chính lẫn bản sao của các loại giấy tờ liên quan; tuy nhiên, mang theo sẵn bản sao đã photocopy sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý tại văn phòng.

Bạn nhớ giữ lại một bản sao công chứng hoặc bản gốc để dùng cho các thủ tục hành chính, đăng ký tài sản hoặc giải quyết tranh chấp sau này. Một lưu ý quan trọng khác là phải kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin trên giấy tờ tùy thân và giấy tờ tài sản trước khi nộp hồ sơ, vì bất kỳ sai lệch nào cũng dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.

Trước khi ký tên, bạn cần đọc thật kỹ toàn bộ nội dung hợp đồng hoặc văn bản. Tuyệt đối không ký vào giấy tờ trắng hoặc những văn bản mà công chứng viên chưa giải thích rõ ràng. Về vấn đề tài chính, bạn cần nắm rõ mức lệ phí công chứng và thù lao soạn thảo.

Theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC, phí công chứng dao động từ 50 nghìn đồng cho các giao dịch có giá trị dưới 50 triệu đồng, và có thể lên tới 32,2 triệu đồng cộng thêm phần trăm cho các giao dịch có giá trị trên 100 tỷ đồng. Thù lao soạn thảo hợp đồng thường không vượt quá 1.000.000 đồng.

Nếu bạn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở hoặc cần các dịch vụ xác minh, giám định, bạn sẽ phải chịu thêm các chi phí phát sinh. Hiểu rõ các khoản phí này giúp bạn chủ động về tài chính và tránh những bất ngờ không mong muốn khi nhận văn bản.